Jak prawidłowo nałożyć karę na pracownika

Od momentu nawiązania z pracodawcą stosunku pracy pracownik nie tylko nabywa uprawnienia, określone w przepisach prawa pracy, ale też zostają na niego nałożone stosowne obowiązki. Podstawowe z nich zostały określone w art. 100 kodeksu pracy, przy czym zwrócić należy uwagę na fakt, iż przepis ten nie zawiera katalogu zamkniętego obowiązków pracowniczych. Niektóre z tych obowiązków wynikają z zasad prawa pracy, regulaminów pracy i innych aktów wewnątrzzakładowych itp.

Naruszenie obowiązków pracowniczych (pisaliśmy m.in. Zakres czynności pracownika) z reguły powoduje po stronie pracownika negatywne konsekwencje. Nie zawsze jednak konsekwencje te to wypowiedzenie umowy o pracę albo wręczenie dyscyplinarki. W wypadku „lżejszych” naruszeń obowiązków w większości przypadków pracodawca nie decyduje się na zakończenie stosunku pracy, korzystając z uprawnień, przewidzianych w treści art. 108 kp.

Na mocy tego przepisu za przewinienia pracownicze pracodawca może nakładać na pracownika kary porządkowe o charakterze dyscyplinującym. Wyraźnie należy w tym miejscu zaznaczyć, iż kodeks pracy przewiduje jedynie trzy rodzaje kar porządkowych: upomnienie, naganę i karę pieniężną. Nie są zatem karami porządkowymi w rozumieniu przepisów prawa pracy stosowane w niektórych zakładach pracy np. potrącenia z premii, obniżenie czy odebranie nagrody itp.

Jakie kary można nakładać na pracownika?

W wypadku, gdy pracownik nie przestrzega ustalonej organizacji i porządku w procesie pracy, przepisów BHP czy ustalonej w zakładzie pracy procedury potwierdzania swojej obecności w pracy czy usprawiedliwiania nieobecności, pracodawca może na pracownika nałożyć karę upomnienia albo nagany. Przepisy kodeksu pracy nie precyzują, na czym upomnienie albo nagana ma polegać.

Dla pracownika różnica widoczna jest dopiero wówczas, gdy gradacja tych kar wynika np. z regulaminu wynagradzania. Przykładowo pracownik, który otrzymał karę upomnienia nie ma prawa do nagrody przez okres 6 miesięcy, natomiast pracownik z karą nagany przez okres 12 miesięcy. Podobnie różnice w wypadku tych dwóch kar widoczne są najczęściej przy awansach pracowniczych. Pracownik z upomnieniem nie awansuje przez 6 miesięcy, pracownik z naganą przez rok.

Pewnej ostrożności od pracodawcy wymaga stosowanie kar pieniężnych. Karę taką można wymierzyć pracownikowi jedynie w wypadku nieprzestrzegania przepisów BHP, przepisów przeciwpożarowych, opuszczenie miejsca pracy bez usprawiedliwienia, stawienie się w miejscu pracy pod wpływem alkoholu czy spożywanie alkoholu w miejscu pracy (choć w takim wypadku pracodawca najczęściej stwierdzi, iż za alkohol należy się pracownikowi dyscyplinarka).

Maksymalna wysokość kary pieniężnej za jedno przewinienie pracownicze to jedna dniówka pracownika, natomiast łączna wysokość kar pieniężnych, nałożonych na pracownika w danym miesiącu nie mogą przekraczać 1/10 wynagrodzenia. Kary pieniężne najczęściej egzekwuje się poprzez potrącenia z pensji, przy czym pracodawca powinien pamiętać, iż wpływy z kar pieniężnych przeznacza się na poprawę warunków BHP w firmie (np. na zakup nowych gaśnic, apteczek, szkolenia pracowników itp.)

Kiedy można nałożyć karę na pracownika

Bezwzględnie podstawą do pociągnięcia pracownika do odpowiedzialności porządkowej jest ustalenie jego winy oraz tego, że jego zachowanie było bezprawne. Warto pamiętać, iż nie chodzi tu tylko o winę umyślną, czyli celowe działanie pracownika (np. opuszczenie miejsca pracy bez usprawiedliwienia), ale również w wypadku winy nieumyślnej pracownika, mającej miejsce najczęściej w wypadku niedopełnienia określonego obowiązku na skutek lekkomyślności czy niedbalstwa).

Za jedno przewinienie pracodawca może nałożyć na pracownika tylko jedną z kar, wymienionych w niniejszym artykule. Zaznaczyć należy, iż stosowanie innego rodzaju kar jest wykroczeniem przeciwko prawom pracowniczym, co wprost wynika z treści art. 281 pkt 4 kodeksu pracy (kto będąc pracodawcą lub działając w jego imieniu stosuje wobec pracowników inne kary niż przewidziane w przepisach prawa pracy podlega karze grzywny od 1.000 do 30.000 zł).

Wymierzając pracownikowi karę pracodawca musi mieć na względzie również rodzaj naruszonego obowiązku (pisaliśmy m.in. Zmiana zakresu obowiązków pracownika) pracowniczego, stopień winy pracownika oraz jego dotychczasowy stosunek do pracy. Zaznaczyć należy, iż zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego z dnia 25 października 1995 roku sygn. I PRN 77/95 wymierzenie kary porządkowej nie wyklucza możliwości uznania tego samego zachowania pracownika za przyczynę, z powodu której można z nim rozwiązać stosunek pracy.

Nakładanie kar porządkowych na pracownika podlega procedurze, której tryb określony został w przepisach kodeksu pracy. Przede wszystkim pamiętać należy, iż kary nie można na pracownika nałożyć, jeśli od chwili, gdy pracodawca dowiedział się o przewinieniu pracownika upłynęły dwa tygodnie, jednakże nie dłużej niż po trzech miesiącach od dnia, w którym wystąpiło przewinienie pracownika.

Jest to o tyle istotne, że pracownik, mając świadomość grożącej mu nieuchronnie kary może np. spróbować „uciec” na zwolnienie lekarskie, co i tak nie uwalnia go od kary, gdyż wstrzymuje to bieg dwutygodniowego terminu, jaki pracodawca ma na nałożenie kary porządkowej.

Przede wszystkim przed nałożeniem kary pracodawca ma obowiązek wysłuchania pracownika. Pracodawca może to zrobić zarówno w formie ustnej, sporządzając notatkę z rozmowy z pracownikiem, jak również w formie pisemnej, żądając od pracownika pisemnego oświadczenia i usprawiedliwienia swojego przewinienia, przy czym wybór formy powinien co do zasady należeć do pracownika.

Pracodawca ma mu umożliwić ustne złożenie wyjaśnień, a jeśli pracownik chce, to może te wyjaśnienia złożyć na piśmie, przy czym zaznaczyć należy, iż pracownik nie musi z tego swojego prawa do usprawiedliwienia się skorzystać.

Po wysłuchaniu pracownika pracodawca decyduje, czy i jaką nałożyć na niego karę. Należy pamiętać o zachowaniu formy pisemnej – bezwzględnie niedopuszczalne i nieskuteczne jest nałożenie na pracownika kary w formie ustnej. Kara powinna być wymierzona na piśmie (stosowny formularz znajdziesz w zakładce Wzory pism i umów kadrowych).

W informacji o nałożeniu kary porządkowej pracodawca informuje pracownika o rodzaju naruszenia obowiązków oraz dacie, w której pracownik dopuścił się przewinienia. Dodatkowo informacja o nałożonej karze musi mieć pouczenie dla pracownika o możliwości i terminie wniesienia sprzeciwu (brak tej informacji powoduje, iż pracownik ma nieograniczony czas na wniesienie sprzeciwu od nałożonej kary). Odpis pisma o nałożonej karze załącza się do części B akt osobowych pracownika.

Zaznaczyć należy, iż nawet w wypadu, gdy pracownik odmawia odbioru pisma o nałożonej karze, a wie, że pismo zawiera informację o karze, uważa się, iż informacja o nałożonej karze została prawidłowo doręczona.

Sprzeciw od nałożonej kary porządkowej

W ciągu 7 dni od dnia odbioru informacji o nałożonej karze pracownik może wnieść od niej sprzeciw. Pracodawca ma obowiązek poinformować pracownika, czy jego sprzeciw uwzględnia i karę uchyla, czy też sprzeciw odrzuca i kara pozostaje w mocy. Należy pamiętać, iż nieodrzucenie sprzeciwu w ciągu 14 dni od dnia jego złożenia przez pracownika skutkuje jego uwzględnieniem i uchyleniem kary.

W wypadku utrzymania kary (o czym pracodawca również na piśmie informuje pracownika), pracownik ma prawo do odwołania się od nałożonej kary do sądu pracy, przy czym termin na odwołanie się do sądu pracy wynosi 14 dni od dnia, w którym pracownik otrzymał informację o nieuwzględnieniu sprzeciwu.

Czytaj także: Samowolne opuszczenie stanowiska pracy

Warto w tym miejscu nadmienić, iż o ile informacja o nałożonej karze porządkowej musi bezwzględnie zawierać pouczenie o możliwości wniesienia sprzeciwu, tak informacja o nieuwzględnieniu sprzeciwu nie musi zawierać żadnego pouczenia. Stąd też nie wszyscy pracownicy wiedzą, iż mają w ogóle prawo do odwołania się od nałożonej kary do sądu pracy. Pracownik nie ma możliwości odwołania się do sądu pracy, jeśli nie złożył wcześniej sprzeciwu od nałożonej kary porządkowej.

Jak długo kara w aktach pracownika

Kopię informacji o nałożonej karze porządkowej przechowuje się w aktach pracownika przez rok nienagannej pracy. Po tym czasie należy ją z akt usunąć. Zaznaczyć należy, iż przepis wyraźnie mówi o roku nienagannej pracy, czyli przykładowo jeśli pracownik otrzymał karę w marcu, a następnie w czerwcu, to kara z marca ulega zatarciu dopiero po roku od kary czerwcowej (od kary, udzielonej w marcu nie minął bowiem rok nienagannej pracy, skoro pracownik już w czerwcu otrzymał kolejną). Oczywiście na wniosek pracownika albo z własnej inicjatywy pracodawca może podjąć decyzję o wcześniejszym usunięciu z akt osobowych informacji o nałożonej karze.

Bezwzględnie należy pamiętać, iż nałożenie kary porządkowej na pracownika nie może znaleźć odzwierciedlenia w świadectwie pracy, które pracodawca wystawia pracownikowi po zakończeniu stosunku pracy. Jeśli taka informacja znajdzie się w świadectwie pracy, pracownik ma roszczenie o jego sprostowanie, jak również roszczenie o odszkodowanie, gdyż bez względu na fakt, czy na taką karę zasłużył czy nie, ewentualna informacja o nałożonej karze, zawarta w świadectwie pracy, z pewnością utrudni mu poszukiwanie nowego zajęcia.

Wszystkie wzory (informacje o nałożeniu kary, w tym kary pieniężnej, sprzeciwy i odwołania) znajdziesz w TYM MIEJSCU

Jak prawidłowo nałożyć karę na pracownika – procedura i rodzaje kar porządkowych.