Jak wysłać pracownika do pracy za granicą – oddelegowanie czy zagraniczna podróż służbowa

Pracodawca, który zamierza wysłać swoich pracowników do pracy za granicą, powinien zdawać sobie sprawę z faktu, iż takie „oddelegowanie pracownika do pracy poza granicami Polski” wiąże się z wieloma kwestiami podatkowymi i ubezpieczeniowymi. Przede wszystkim należy zwrócić uwagę na fakt, iż w grę może wchodzić stosowanie przepisów prawa pracy, podatkowych i ubezpieczeniowych zarówno polskich, jak i kraju oddelegowania czy przepisów unijnych. Warto więc odpowiednio wcześniej zadbać o ustalenie, jak naliczać wynagrodzenia pracowników, wysłanych do pracy za granicą, jak naliczać składki na ubezpieczenia oraz zaliczki na podatek, oraz gdzie je opłacać.

Zagraniczna podróż służbowa czy „oddelegowanie”

Przede wszystkim zwrócić należy uwagę, iż pojęcie oddelegowania pracownika do pracy za granicą jest terminem potocznym. Samo pojęcie oddelegowania pracownika nie ma swojej definicji legalnej w przepisach polskiego prawa pracy. Poprzez oddelegowanie należy zatem rozumieć przejściowe wykonywanie pracy przez pracownika poza stałym miejscem pracy, które odbywa się na polecenie pracodawcy. Z powyższego wynika najważniejsza dla pracodawcy kwestia – ustalenie, czy praca pracownika za granicą będzie jego zagraniczną podróżą służbową czy odesłaniem. Jest to bardzo ważne z punktu widzenia świadczeń, jakie będą pracownikowi przysługiwać w związku z pracą za granicą oraz jak ustalić składki ZUS i zaliczki na podatek dochodowy.

Zakresy oddelegowania i zagranicznej podróży służbowej są zbliżone. Decydującym czynnikiem, który je odróżnia, jest zapis miejsca pracy w umowie o pracę. Jeśli z treści umowy o pracę wynika, iż miejscem pracy może być czasowo obszar innego kraju, to w takim wypadku pracownik, pracując za granicą znajduje się w oddelegowaniu. Praca wykonywana w miejscu za granicą, które zostało wskazane w umowie o pracę, jest wykonywana w stałym miejscu pracy nie jest zagraniczną podróżą służbową pracownika.

Jeśli zatem firma ma siedzibę w Polsce i tu zatrudnia pracowników, ale w umowach o pracę mają oni zapisane jako miejsce pracy np. Berlin, to pracując w tym mieście nie znajdują się w zagranicznej podróży służbowej. W wypadku takich zapisów w umowie, pracodawca który wysyła pracownika do pracy za granicą powinien pamiętać o:

  1. Wykazaniu podstawy do naliczania składek, nie niższej niż kwota przeciętnego wynagrodzenia, o której mowa w art. 19 ust. 1 ustawy z dnia 13 października 1998 roku o systemie ubezpieczeń społecznych (w roku 2012 jest to kwota 3.646,09 zł, a więc jeśli np. w Polsce pracownik zarabiał 1800 zł, to po wysłaniu go za granicę podstawą do składek na ubezpieczenia społeczne pracownika będzie kwota 3646,09 zł)
  2. Ustaleniu, który z systemów zabezpieczenia społecznego pracownika będzie miał zastosowanie do pracowników, odesłanych tymczasowo do pracy na terytorium innego kraju
  3. Zapewnieniu pracownikowi minimalnego wynagrodzenia za pracę, według przepisów prawa pracy właściwych dla kraju delegowania
  4. Wystąpieniu do terenowego oddziału ZUS o poświadczenie formularza A1
  5. Ustaleniu właściwego urzędu skarbowego, do którego odprowadzane będą zaliczki na podatek dochodowy pracownika

Wobec pracownika, który pracuje za granicą, należy stosować przepisy polskiego prawa pracy (gdyż umowa o pracę została zawarta w Polsce), należy więc zapewniać mu te świadczenia, do których ma prawo zgodnie z polskim kodeksem pracy. Dodatkowo należy pamiętać, iż pracownik pracując za granicą musi mieć zapewnione takie warunki, jakie mają zagwarantowane pracownicy lokalni i miejscowi w zakresie maksymalnych okresów pracy i minimalnych okresów odpoczynku, minimalnego wymiaru płatnych urlopów wypoczynkowych, minimalnych stawek wynagrodzenia, wraz ze stawką za godziny nadliczbowe, bezpieczeństwa i higieny pracy, równości traktowania w zatrudnieniu.

Dla polskiego pracodawcy najważniejszym z tych elementów jest obowiązek zapewnienia pracownikowi co najmniej minimalnego wynagrodzenia za pracę, obowiązującego w kraju oddelegowania. O tym, gdzie z kolei pracownik będzie płacił podatki, decydują przepisy polskiej ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, zgodnie z którymi podatki z tytułu wynagrodzenia za pracę będą płacone tylko w Polsce, jeśli:

  • pracownik pracuje i przebywa za granicą przez okres lub okresy nie dłuższe niż 183 dni w okresie 12 miesięcy
  • wynagrodzenie jest wypłacane przez pracodawcę lub w imieniu pracodawcy który nie ma miejsca zamieszkania lub siedziby w państwie, do którego pracownik został oddelegowany
  • wynagrodzenie nie jest płacone przez firmę, którą pracodawca posiada w państwie oddelegowania pracownika

Jeśli wszystkie wymienione powyżej warunki zostaną spełnione, to wynagrodzenie pracownika oddelegowanego będzie opodatkowane w Polsce. Jeśli natomiast jeden z powyższych warunków nie zostanie spełniony, wynagrodzenie za pracę będzie opodatkowane w tym kraju, do którego pracownik został oddelegowany.

Gdzie płacić składki ZUS od pracownika pracującego za granicą

Jeśli pracownik został oddelegowany do państwa nie będącego członkiem Unii Europejskiej lub kraju, z którym Polska nie podpisała umowy w zakresie ubezpieczeń społecznych (a listę takich umów możesz znaleźć na stronach ZUS), to może okazać się, iż może dojść do podwójnego składkowania wynagrodzeń pracownika oddelegowanego do pracy za granicą. Składki będą płacone w Polsce, a dodatkowo możliwe wówczas, że obowiązkowo będą płacone również w kraju odesłania pracownika. Jeśli natomiast pracownik został oddelegowany do państwa członkowskiego UE lub Europejskiego Obszaru Gospodarczego, to zastosowanie znajdą przepisy Rozporządzenia Rady nr 1408/71 i 574/72, które dotyczą sposobu ustalania właściwych przepisów ubezpieczeniowych w wypadku delegowania pracowników do pracy za granicą.

Obowiązuje tu tzw. zasada jednego ustawodawstwa – pracownik podlega ubezpieczeniu społecznemu tego państwa, w którym wykonuje pracę, nawet jeśli siedziba pracodawcy znajduje się w innym kraju (czyli w Polsce). Podstawowy wyjątek od tej zasady dotyczy pracowników delegowanych, o których mowa w niniejszym artykule. Wyjątek ten stwierdza, iż pracownik, który wykonuje na terytorium państwa członkowskiego UE na rachunek pracodawcy, u którego jest zatrudniony i przez którego został delegowany, podlega ubezpieczeniu w Polsce, pod warunkiem jednak, iż przewidywany okres oddelegowania nie przekracza 12 miesięcy. W tym zakresie pracodawca powinien pozyskać dla swojego pracownika formularz E-101 (A1). Formularz ten można pozyskać we właściwym inspektoracie ZUS.

Konkludując: delegowanie pracownika, nawet krótkotrwałe, powoduje po stronie pracodawcy obowiązek ustalenia, czy wykonywanie przez pracownika pracy za granicą będzie jego podróżą służbową (więcej o podróżach służbowych zagranicznych), czy odesłaniem, które to odesłanie zapewnia pracownikowi warunki pracy analogiczne do warunków pracowników kraju, do którego pracownika deleguje, ustalenia właściwego miejsca opodatkowania i składkowania wynagrodzenia pracownika za pracę.

Ważne:

Jeśli pracownik ma zapisane w umowie miejsce pracy na terytorium Polski, to jego wyjazd poza granicę kraju będzie jego zagraniczną podróżą służbową. Jeśli natomiast z treści umowy wynika, iż miejsce pracy może znajdować się za granicą, to pracodawca może oddelegować pracownika do pracy za granicą i nie będzie to podróż służbowa. Osoby znajdujące się w zagranicznej podróży służbowej mają prawo do innego rodzaju świadczeń, niż osoby oddelegowane do pracy za granicą. Zaznaczyć należy, iż miejsce pracy może zostać zmienione na mocy odrębnego od umowy o pracę porozumienia między pracownikiem i pracodawcą. W takim wypadku pracodawca musi dopełnić formalności, o których pisałem w niniejszym artykule.

Podróż służbowa i oddelegowanie za granicę

Podróż służbowa i oddelegowanie za granicę

Masz jakieś pytania czy wątpliwości? Podziel się w komentarzach, postaramy się je wyjaśnić.

VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 4.5/5 (20 votes cast)
Jak wysłać pracownika do pracy za granicą – oddelegowanie czy zagraniczna podróż służbowa, 4.5 out of 5 based on 20 ratings

Osoby, które odwiedziły tą stronę, znalazły ją szukając::

  • oddelegowanie pracownika za granice
  • oddelegowanie pracownika do pracy za granicą
  • oddelegowanie do pracy za granicą
  • oddelegowanie pracownika za granicę 2012
  • delegowanie pracownika do pracy za granicą
  • oddelegowanie do pracy za granicą 2012
  • pracownik oddelegowany do pracy za granicą
  • oddelegowanie pracownika do pracy za granicą 2012
  • delegacja zagraniczna a oddelegowanie
  • oddelegowanie pracownika za granicę a zus
Podziel się ze znajomymi na:
  • Facebook
  • Google Bookmarks
  • Blip
  • Pinger
  • Twitter
  • Śledzik
  • Blogger.com