Rozliczanie zagranicznych podróży służbowych – przykłady

Zagraniczne podróże służbowe

W niniejszym artykule prezentujemy sposób rozliczania zagranicznych podróży służbowych. Zachęcamy do uprzedniego zapoznania się z naszym wpisem, dotyczącym krajowych podróży służbowych, celem przybliżenia używanej terminologii i zasad prawnych.

Przykład. Delegacja zagraniczna bez zapewnienia pracownikowi wyżywienia.

Pracodawca wysłał pracownika w podróż służbową do Niemiec. Ze względu na doświadczenie pracownika w odbywaniu podróży służbowych pracodawca zdecydował, iż w tę delegację wyśle pracownika samochodem służbowym, a pracownik we własnym zakresie będzie organizował sobie posiłki i noclegi. Ponadto pracownik uzgodnił z pracodawcą, iż w trakcie podróży służbowej na bieżąco będzie dokonywał zakupów paliwa, narzędzi itp. Delegacja pracownika trwała  od dnia 17 marca 2011 roku od godziny 07:30 do dnia 20 marca 2011 roku do godziny 16:50, przy czym część zagraniczna delegacji (czyli faktyczny czas, kiedy pracownik przebywał poza granicami kraju), trwała od godziny 12:00 17 marca do godziny 12:45 20 marca.

Pracownik dostarczył rachunki za noclegi odpowiednio na kwotę 43,50 € i 24 €. Co więcej, pracodawca otrzymał od pracownika faktury i rachunki za zakup narzędzi z dnia 18 marca 2012 na kwotę 84,64 € oraz fakturę na zakup paliwa z dnia 19 marca 2012 na kwotę 63,35 €.

Rozliczenie delegacji:

Zagraniczna podróż służbowa pracownika składa się z dwóch części: części krajowej (przemieszczania się pracownika na terytorium kraju i wypełniania tutaj jego obowiązków) i zagranicznej. Jednocześnie jak pewnie zauważyłeś, część krajowa delegacji składa się z dwóch etapów – wyjazdu do granicy kraju i powrotu od granicy. Na delegację zagraniczną składają się zatem trzy etapy – pierwsza część krajowa – podróż z firmy do granicy państwa, część zagraniczna – pobyt za granicą, druga część krajowa  – od momentu przekroczenia granicy kraju do powrotu do stałego miejsca pracy.

W wypadku rozliczania podróży służbowej zagranicznej należy rozliczyć delegację stosownie do wskaźników i uregulowań dotyczących podróży na terenie kraju oraz podróży służbowej poza terytorium kraju. Ustalenia nasze zaczniemy od części krajowej:

– pierwsza część krajowa trwała od 17 marca między godzinami 07:30 a 12:00, a więc 4 godziny i 30 minut

– druga część krajowa trwała od dnia 20 marca między godzinami 12:45 a 16:50, a więc 4 godziny i 5 minut,

Mając ustalone godziny części krajowej podróży służbowej możemy przystąpić do ustalenia należności za podróż krajową: w celu ustalenia diety musimy wiedzieć, ile dób łącznie trwała część krajowa delegacji:

4 g i 30 min + 4 g i 5 min = 8 godzin i 35 min (zatem część krajowa delegacji trwała niepełną dobę trwającą ponad 8 godzin). Jeżeli podróż służbowa trwa nie dłużej niż dobę i wynosi od 8 do 12 godzin, to pracownikowi przysługuje połowa diety, a jeśli trwa ponad 12 godzin – pracownikowi przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Stawka diety wynosi 23 zł. Nasz pracownik przebywał w krajowej podróży służbowej łącznie 8 godzin i 35 minut, zatem za część krajową przysługuje mu połowa diety = 11,50 zł (połowa z 23 zł).

Ryczałt noclegowy za część krajową

Stosownie do przepisów pracownikowi, któremu pracodawca nie zapewnił bezpłatnego noclegu i który nie przedłożył rachunku za nocleg, przysługuje ryczałt za każdy nocleg w wysokości 150% diety. Ryczałt przysługuje wówczas, gdy nocleg pracownika trwał co najmniej 6 godzin pomiędzy godzinami 21 i 7. Pracownik nie korzystał z noclegów w polskiej części podróży służbowej, zatem nie przysługuje mu za część krajową ryczałt noclegowy.

W sumie zatem za część krajową pracownik powinien otrzymać 11,50 zł.

Część zagraniczna delegacji

Aby prawidło rozliczyć delegację za część zagraniczną podróży służbowej należy:

a) wyliczyć czas trwania delegacji za granicą i przysługującą dietę,

Część zagraniczna trwała w czasie od dnia 17 marca od godziny 12:00 do dnia 20 marca do godziny 12:45. Łączny czas, który pracownik przebył za granicą wynosi zatem 72 godziny i 45 minut.

Aby ustalić dietę za część zagraniczną należy wiedzieć, ile dób ta  część zagraniczna trwała. W naszym przykładzie część zagraniczna podróży służbowej trwała 3 doby pełne i 45 minut (niepełna doba trwająca do 8 godzin).

Dietę oblicza się w następujący sposób:

  • za każdą pełną dobę podróży służbowej przysługuje pracownikowi dieta w pełnej wysokości,
  • za niepełną dobę podróży służbowej trwającej do 8 godzin przysługuje 1/3 diety
  • za niepełną dobę podróży służbowej trwającej ponad 8 do 12 godzin – przysługuje 1/2 diety,
  • za niepełną dobę podróży służbowej trwającej ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Diety dla delegacji (podróży służbowej) w Niemczech wynoszą obecnie 42 €. Pracownikowi przysługuje więc dieta w wysokości

3 x 42 € + 1/3 z 42 € = 126 € + 14 € = 140 €

Pracownikowi przysługuje zwrot kosztów noclegów w wysokości stwierdzonej rachunkiem hotelowym. W naszym przykładzie  koszt noclegów stwierdzono w oparciu o dwa rachunki, pierwszy z dnia 18 marca na kwotę 43,50 €, drugi z dnia 19  marca na kwotę 24 €.

Należy zsumować przysługujące pracownikowi wynagrodzenie z tytułu podróży za granicą i przeliczyć je na złotówki: wyliczona dieta wynosi 140 EUR – według kursu z dnia rozliczenia delegacji (21 marca kurs: EUR/PLN to 3,5333) daje to kwotę 494,66 zł,

– zwrot kosztów za nocleg (rachunki):
43,50 EUR według kursu z 17 marca (data sprzedaży – rachunku) to 154,92 zł
24 EUR według kursu z 18 marca (data sprzedaży – rachunku) – 85,01 zł
razem: 67,50 EUR, tj. 239,93 zł,

– zwrot kosztów za pozostałe wydatki (rachunki):

Narzędzia – 84,64 EUR co daje według kursu z 17 marca (data sprzedaży – rachunku) 301,43 zł oraz
Paliwo – 63,35 EUR – co daje według kursu z 18 marca (data sprzedaży – rachunku) 224,39 zł
Łącznie: 147,99 EUR, czyli 525,82 zł;

Sumując, za część zagraniczną swojej podróży służbowej pracownik powinien otrzymać 1260,41 zł.

Rozliczenie delegacji

Ostatnim etapem rozliczenia jest ustalenie kwoty do wypłaty z tytułu delegacji. W tym celu należy zsumować należności za część krajową oraz zagraniczną podróży służbowej i odjąć od wyniku kwoty wypłaconej zaliczki (jeśli taka była dokonana).
W naszym przypadku pracodawca w dniu 17 marca wypłacił pracownikowi zaliczkę w wysokości 150 EUR, co w wyniku przeliczenia na złotówki daje kwotę 534,19 zł

Ostatecznie zatem należność z tytułu podróży służbowej, jaką pracodawca musi wypłacić pracownikowi wynosi 737,72 zł (1260,41 zł – 534,19 zł + 11,50 zł)

Jeśli masz jakieś pytania albo wątpliwości, podziel się z nami w komentarzach. Postaramy się udzielić szczegółowych odpowiedzi.


VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 4.2/5 (14 votes cast)
Rozliczanie zagranicznych podróży służbowych - przykłady, 4.2 out of 5 based on 14 ratings

Osoby, które odwiedziły tą stronę, znalazły ją szukając::

  • delegacje zagraniczne 2012
  • rozliczenie delegacji zagranicznej
  • delegacje zagraniczne
  • rozliczanie delegacji zagranicznych
  • delegacja zagraniczna 2012
  • rozliczenie delegacji zagranicznej 2012
  • rozliczanie delegacji krajowych
  • podróże służbowe zagraniczne
  • jak rozliczyć delegację zagraniczną 2012
  • rozliczanie delegacji zagranicznych 2012
Podziel się ze znajomymi na:
  • Facebook
  • Google Bookmarks
  • Blip
  • Pinger
  • Twitter
  • Śledzik
  • Blogger.com